Din guide til å flytte lager i 8 trinn

Har du vokst ut av lageret ditt, eller er det mulig å omstrukturere der du er? Før du begynner å se deg om etter en ny tomt, er det viktig å være klar over om du kan optimalisere plassen du allerede har.

Noen ganger er den beste løsningen å bli værende.

Det er fullt mulig å bli enda mer effektiv, kun ved å komprimere plassen og komme nærmere varene. Mange lagerløsninger på markedet  lar deg krympe arealbehovet ditt:

• Lagerautomat

  En lagerheis som henter varen fram til plukker/pakker.

• Mobile reoler

  Reoler som beveger seg via skinner i gulvet og som kun krever én kjøregang.

• Gjennomløp

  En reoltype som håndterer datovarer og reduserer transport/gangtid.

• Orbiter

  Et shuttlesystem som er spesielt velegnet for varer med stort volum.

• Mesanin

  Gir deg flere etasjer i høyden og kan frigjøre gulvplass.

Viser det seg at det riktige valget faktisk er å flytte, har du et nytt spørsmål du må svare på:

Bygge nytt lager, eller finne noe eksisterende?

Vår anbefaling er i de fleste tilfeller å bygge nytt. Det har blitt mye raskere og billigere å reise et nytt bygg enn det pleide å være, og du sparer ikke store penger på å velge et eksisterende lokale.

Selv når du får en veldig gunstig pris, ser vi ofte at det går med store summer på å  reparere slitasje. Et nybygg vil også være mer energieffektivt og ha lavere driftskostnader.

Aller viktigst er likevel dette:

Et nybygg kan skreddersys for inventaret ditt.

Det har enorm påvirkning på vareflyten.

Har du bestemt deg for å flytte, melder det seg med en gang noen nye spørsmål som påvirker tomtesøket:

• Skal du bli værende i nærområdet?
  Et smalere søk gjør at du kanskje går glipp av de beste tomtene/byggene. Men flytter du for langt kan du miste verdifulle medarbeidere.

• Skal du være sentrumsnær?
  Sentrumsnære lokasjoner er ettertraktede, men spør deg selv hvor viktig det egentlig er. Det er hovedsakelig B2C-aktører med hyppige leveringer som får mye igjen for dette.

• Hvordan er transportmulighetene?
  Er du langt ute av sentrum, trenger du gode kollektivmuligheter om ikke alle medarbeiderne kjører til jobb. Tenk dessuten på gjennomfarten for varetransport. Blir det flaskehalser når de skal ut og inn?

• Hvilke ekstrakostnader blir det?
  Tomteprisen er bare del av totalen. Husk å regne med hva det vil koste å bygge fundament, flate ut tomten og koble opp til vann og kloakk. Ta også høyde for varmeløsningene i området. Berg- og fjernvarme kan spare mye strøm.

For at det nye lageret skal dekke flest mulig behov, er det viktig å sette sammen en prosjektgruppe og hente inn innspill fra alle som påvirkes av flyttingen.

Lagersjefen er en selvfølge, men pass på at du ikke bare lytter til hans perspektiv. Dersom han har jobbet samme sted i mange år, er det ikke sikkert han kjenner til alle de nye mulighetene.

Prosjektgruppen bør inkludere:

• Økonomisjefen – vurderer hvilke løsninger som gir best avkastning (ROI).

• Lagersjefen – bidrar med praktisk erfaring fra den daglige driften.

• Logistikksjefen – har oversikt over den totale logistikkflyten.

• Lagermedarbeiderne – ser detaljer og utfordringer som lett overses fra et overordnet perspektiv.

• IT-sjefen – ansvarlig for valg og implementering av lagerstyringssystem og opplæring.

• Vaktmesteren – sikrer at HMS og sikkerhet ivaretas.

• HR-sjefen – tar hensyn til ansatte som påvirkes av flyttingen.

• Lastebilsjåføren – gir verdifulle innspill om transport og levering.

Mange mennesker vil påvirkes av en lagerflytting, så det er i alles interesse at ingen perspektiver utelates. Jo mer kunnskap du samler, desto bedre blir resultatet for ditt nye lager.

En stor utfordring i lagerbransjen er at folk ikke prater nok sammen. Det er viktig med kommunikasjon mellom dem som designer bygningskroppen og dem som fyller den med maskiner, reoler og utstyr. 

Vareflytmessig er det ideelle lageret en åpen, firkantet boks uten søyler eller andre hindre. Samtidig er det kinkigere å bygge, og byggherren leverer ofte kun det du ber om.

Prioriterer du kun pris, kan det koste deg penger på sikt.

Mange som flytter inn i nytt lager, kontakter leverandører av lagerinnredning først når det allerede er for sent å endre den innvendige strukturen. 

For å unngå dette bør du hente inn råd fra alle disse tre før du går i gang:

• Byggherre

• Arkitekt

• Systemleverandør

Disse partene jobber ofte uavhengig av hverandre, så det blir ditt ansvar å sørge for at de samkjøres.

Tidsperspektivet for å flytte et lager varierer mye, avhengig av bedriftens størrelse, prosjektets omfang, antall beslutningstakere og en rekke andre faktorer.

Men, tvinger du oss til å gi et anslag, ville vi gått for følgende:

Ca. 12–15 måneder fra signert avtale til overtakelse.

Generelt går selve byggeprosessen raskere enn mange tror, mens bestilling og levering av automasjon ofte tar lenger enn forventet. Det gjelder ikke minst for tyngre løsninger, som robotlager eller shuttle.

Enklere løsninger kan som regel leveres i løpet av 4–12 uker, mens helautomatiske systemer må spesialproduseres for det enkelte lager. Det kan ta opptil halvannet år, der omtrent ett år går til produksjon og et halvt til installasjon.

Derfor lønner det seg å starte planleggingen av inventar og automasjon samtidig som du søker lokasjon.

Vår anbefaling? Nei.

Det vil si, du kan, men det lønner seg sjelden. Bruk heller anledningen til å oppgradere, samtidig som du kan tilpasse innredningen bedre til de nye forholdene.

Kompromisser i det nye lageret vil sjelden lønne seg på sikt. Det er bedre å ta kostnaden nå, enn å forsøke å tvinge uoptimale løsninger til å fungere. Mange leverandører tilbyr leasingavtaler, slik at de innledende kostnadene ikke må bli så store.

Når det gjelder selve varelageret, kan det være lurt å selge ut deler av beholdningen gjennom tilbudssalg eller kampanjer for å forenkle flyttingen.

Husk også å gjennomføre en fullstendig vareopptelling før flytting, så du har kontroll på beholdningen og eventuelt svinn underveis.

Det kan være fristende å vente med informasjonen til planleggingsfasen er over, men det er lurt å involvere de ansatte tidlig. Sammen med HR bør du sørge for å gi tydelig og ærlig informasjon så snart planene begynner å ta form.

Skal du flytte langt, vil noen kanskje ønske å finne et annet sted å jobbe. I så fall gagner det både deg og dem å få god tid til å finne en erstatning.

Det vil dessuten være vanskelig å unngå rykter dersom du involverer mange i prosessen uten å kommunisere åpent.

Transparent kommunikasjon bygger tillit, reduserer misnøye og spekulasjoner, og bidrar til at hele flytteprosessen går så smidig som mulig.