Tallet på antall konkurser og tvangsavviklinger i Norge økte med 5,6 % i 2014 i forhold til 2013 ifølge årsstatistikken til Konkursregisteret. Det vil si at 5 862 næringsvirksomheter fikk kroken på døren i løpet av fjoråret.
Det har blitt enklere å drive selskaper i Norge ved for eksempel at aksjekapitalkravet er redusert og revisorplikten for visse typer selskaper er opphevet. Dette er positive tiltak som forenkler driften av selskaper betydelig, og noen hevder at det er mye penger å spare for selskapene.
Det kan det selvfølgelig være, men det forutsetter at eiere, daglig ledere og administrasjon har god kunnskap om regnskapsføring, økonomi og likviditetsstyring. Dette for å sikre sunn og god drift av virksomheten og å levere riktige rapporter til offentlige myndigheter og finansinstitusjoner.
Røde flagg i regnskapene må kunne oppdages av ledelsen, når ikke revisor er tilstede. Hvis ikke, kan man bli et tall i årsstatistikken til Konkursregisteret.
Varelageret er i mange regnskap den største eiendelen, det er også denne posten som kan ha størst utslag på driftsresultatet. Dermed er for eksempel revisor veldig opptatt av revisjon av varelageret. Det er mye usikkerhet rundt denne posten – dermed også stor risiko.
Store veletablerte selskaper har gode rutiner og systemer for innkjøp, varelager, varekostnad, analyser av dekningsbidrag og månedlige analyser av varelagerverdien. Dette for at det hver eneste måned skal være riktig, slik at man kan stole på regnskapet gjennom hele året.
I selskapers etablering og vekstfaser er det ofte ikke regnskap og lagerverdier som er i fokus. Det kan gi veldig uheldige resultater. I disse fasene er man ofte presset på likviditet og avhengig av endring av selskapets finansiering.
Hvis man da legger frem et regnskap for banken som ikke er riktig, tas det avgjørelser på feil grunnlag – avgjørelser som i verste utfall kan bidra til konkurs fordi man ikke får rett finansiering på plass.
Av erfaring er det er urovekkende lite fokus på varelagerverdier gjennom året. Mange har holdningen «nå er det årsslutt og vi må telle varelageret fordi revisor sier det».
Det som gjerne skjer ved årsslutt er at lagerverdien endrer seg dramatisk ved at man har mindre varer på lager enn man trodde. Har man en butikk og ikke tar hensyn til svinn, ved for eksempel tyveri, vil man få en overraskelse på bunnlinjen som kutter utbytte eller oppbygning av egenkapital direkte.
Det kan fort bli veldig regnskapsmessig teknisk når man skal forklare begreper innen verdsettelse av varelager som en eiendel. Men jeg skal prøve å forenkle prinsippet:
La meg forklare med et enkelt eksempel:
Vi kjøper en vare X som ankommer lager i januar for kr 150, fakturaen kommer i februar og betales i samme måned. Varen selges i mars.
Hvis vi ikke har et varelagersystem som forteller oss at det kom en vare inn i januar, hvordan skal man da klare å fange opp avviket mellom periodene? Fakturaen kommer i februar – men en faktura er ikke ensidig med varekostnad. Det er først en varekostnad når den går fysisk ut av lageret.
Hvis man videre kompliserer situasjonen slik det er i praksis ved å legge til flere tusen varelinjer, reklamasjoner og returer kan man enkelt se at risikoen for feil i regnskapsrapporten er høy.
Problemstillingene viser at hvis man ikke identifiserer avvik mellom faktisk lagerverdi og regnskapsmessig lagerverdi kan regnskapet inneholde vesentlige feil.
Analyser som gjøres i felleskap vil være med å avdekke avvik mellom reell lagerverdi og regnskapsmessig lagerverdi. Dette må gjøres hver måned.
Avviker bruttofortjenesten/dekningsbidraget i prosent i forhold til hva som er forventet må dette undersøkes nærmere. En forklaring kan være feil periodisering, ved at man for eksempel mangler en faktura. Rimelighetsvurdering av bruttofortjenesten er et nyttig verktøy som enkelt kan avdekke feil.
Gode IT løsninger for lagerstyring er en forutsetning for å validere datagrunnlaget som verdsettelsen av lageret er basert på.
Optimal vareplassering og god vareflyt er vesentlig for å lykkes. Et lager som ikke er effektivt innredet slik at for eksempel FIFO prinsippet kan benyttes fult ut, kan gi feil i varens kostpris og øke svinn. Det hjelper ikke om antall varer på lageret er riktig registrert hvis kostprisen på varen er feil.
Desto bedre man er på disse punktene – jo bedre driftsresultat vil man generere. Det er svært viktig at man i etablering og vekstfasen av et selskap får på plass gode rutiner og styringsverktøy rundt lagerøkonomi. Har man ikke dette på plass som etablert selskap, vil jeg hevde at man raskt vil se forbedring ved å innføre nye og gode rutiner og analyser.
Velger man å ikke prioritere dette kan regnskapet inneholde vesentlige feil. Feil som kan lede til at ledelse, styre og finansinstitusjoner tar viktige beslutninger på uriktig grunnlag.
Beslutninger som i verste fall kan bety kroken på døren.