Et Warehouse Management System (WMS) skal holde kontroll over virksomhetens lager. Men en implementering kan påvirke virksomheten dramatisk – både i positiv og negativ retning. Her er de 10 bud for å oppnå WMS-suksess.

Artikkelen er inspirert av det danske nettmagasinet SCM & Logistik. Se originalartikkel her. 

Et WMS er et intelligent lagerstyringssystem som egner seg godt til bruk på automatiserte lager eller på lager hvor det kreves spesielt hurtige leveranser. Det er en skalerbar løsning som kan brukes til alt fra enkle installasjoner på pc, til mer komplekse lagerløsninger med mange brukere, funksjoner og utstyr.

Les også: Hva er WMS-system og trenger jeg det?

Fordelene ved bruk av et WMS er mange, blant annet økning i produktivitet, bedre plassutnyttelse på grunn av avansert lokasjonsstyring og færre feil. Men fordelene kommer ikke av seg selv. Her er hvordan du oppnår suksess med ditt lagerstyringsverktøy.

De 10 steg

De er kanskje ikke risset inn i stein som de 10 bud, men det er minst like viktig å følge dem likevel– spesielt dersom du ønsker å oppnå bedre flyt i varestrømmen og en mer transparent forsyningskjede.

1) Fokuser på organisasjonen og prosesser

Ta ansvar for at WMS-systemets funksjonalitet på best mulig måte matcher de ønskede operasjonelle lagerløsningene. Implementering er ikke primært en teknisk øvelse, men derimot en organisatorisk og prosessmessig øvelse hvor fokuset burde ligge på medarbeidere og prosesser.

For at dette skal fungere burde virksomheten selv ta ansvar for å definere sine behov for funksjonalitet – dette kan ikke bare overlates til WMS-leverandøren. 

Samtidig er det viktig å understreke at standardløsningene er standardløsninger av en grunn – i mange tilfeller er det unødvendig med store endringer. En skreddersydd løsning vil alltid være dyrere, og skape større utfordringer med oppdateringer. Finn ut hvilke endringer som trengs, og hold deg til dem.

2) Risikostyring

Det er alltid en risiko for at det oppstår komplikasjoner i et implementeringsprosjekt. Risikoen kan ikke fjernes helt og holdent, men det er heldigvis ting som kan gjøres for å styre og redusere risikoene. Det kreves hovedsakelig fire ting: planlegging, forberedelse, kunnskap og kommunikasjon.

Komplekse prosesser innebærer naturlig nok flere risikoer for at noe kan gå galt. Det finnes ingen universalløsning for risikostyring av en kompleks prosess, men det er viktig at de som er involvert i prosjektet gir mer oppmerksomhet til prosjektet hver gang kompleksiteten øker, fordi risikofaktoren vil øke som følge av den voksende kompleksiteten.

3) Avstemme forventninger gjennom åpen kommunikasjon

En implementering krever åpen kommunikasjon mellom alle som er delaktige i prosjektet. I dette tilfellet: alt fra styret eller ledelsen til medarbeiderne på lageret. Det kan oppstå usikkerhet og spørsmål rundt forandringen implementeringen vil føre med seg. Det er derfor viktig at man tar hånd om usikkerhetsfaktorer som eksempelvis motstand mot forandring i arbeidsrutiner eller motstand mot den store investeringen gjennom åpen kommunikasjon.

4) Vær forberedt på motgang

Uansett hvor godt planlagt implementeringen er, så er det alltid en fare for at det oppstår problemer. Hardware kan streike, nøkkelkomponenter i systemet kan slutte å fungere og leverandører kan overstige kritiske deadlines.

Implementeringsuksess avhenger først og fremst av prosjektorganisasjonens evne til å håndtere motgang. Ideelt sett burde du lage en prosjektplan med detaljert tidsplan for alt som skal skje og alle arbeidsoppgaver som må gjøres. Etabler også tydelige milepæler og delmål slik at eventuelle problemer som oppstår kan synliggjøres og ordnes opp i så fort som mulig.

I praksis kan du ofte overlate en del til leverandøren her, men det er veldig viktig at du også tar eierskap til prosessen.

5) Forbered lageret på hva som kommer

Arbeidet med å forberede et lager for en WMS-implementering er mye arbeid. Det innebærer blant annet innkjøp og installasjon av nytt utstyr til materialhåndtering, omorganisering av reoler og lagerplasser og omorganisering av varers lokasjoner.

Det er kritisk at alt dette er på plass og i orden for at helheten skal fungere. Dersom varer ligger på feil plasser, utstyr mangler og omorganiseringen av reoler ikke er ferdig planlagt og gjennomført, vil ikke den nye investeringen ha noe for seg.

For eksempel vil implementeringen alltid innebære en del manuelt arbeid med å dele inn varer og plasstyper i forskjellige kategorier, slik at WMS-systemet senere kan bruke denne «master-dataen» til å fordele varene automatisk.

6) Gjennomfør systematisk trening

Systematisk trening av alle brukerne av systemet behøver opplæring. Vanligvis er det slik at et par “superbrukere” læres opp i systemet av leverandøren og at disse videre skal lære opp resten av sin bedrift.

Det gir derimot mer effekt dersom opplæringen rettes mot bestemte grupper som lærer bestemte funksjonaliteter. Klasseundervisningen bør supplementeres med læring ute på gulvet.

7) Forstå verdien av testing

For store, komplekse WMS-systemer er det helt nødvendig å gjennomføre omfattende tester for å kontrollere at alt fungerer som det skal, uavhengig av kompleksiteten av systemet. En UAT (User Acceptance Test) er en strukturert metode for å teste et IT-system.

Integration Scripts er en god metode for å teste kontaktpunkter og interfaces mellom WMS og relaterte systemer som conveyor kontrollsystemer eller ordrehåndteringsmoduler.

Volume testing er en tredje testmetode, som sjekker systemets robusthet overfor belastning og stress.

Merk at LIS leverer WMS i mellomsjiktet, som gjør mye av dette overflødig. Testing er så klart viktig, men det er ikke en like store prosess som for de største, helautomatiske lagrene.

8) Planlegg for det uventede

Medarbeiderne på lageret kjenner dagligdagse arbeidsrutiner inn og ut, men det de generelt er usikre på er hvordan de håndterer uforutsette hendelser. Derfor kan det være lurt å utarbeide ulike scenarier for hvordan bedriften og systemet skal håndtere uforutsette hendelser. Dette bør også være en del av opplæringen slik at alle medarbeidere er bedre rustet til å håndtere utfordrende situasjoner.

9) Dokumenter prosessene

Leverandører dokumenterer som regel kun standardfunksjonaliteten og ikke de kundetilpassede funksjonalitetene. De redegjør heller ikke for hva som skal gjøres sett ut fra en operasjonell synsvinkel.

Bruksanvisninger som beskriver kundetilpassede oppgaveutførelser er derfor en viktig sikring for at bedriften skal utføre oppgaver korrekt. 

Du må ta eierskap til dette, og ikke overlate hele jobben til leverandøren.

10) Bygg opp en kunnskapsbase og ta eierskap

Dette er kanskje det viktigste punktet av dem alle. Vi ser konsekvent at kundene som involverer seg mye i prosessen, er dem som lykkes best. Det er ingen vei utenom å ta eierskap.

WMS-systemer er komplisert, og det er derfor viktig å sette seg godt inn i det nye systemet. Leverandøren skal sette seg inn i forretningen, og virksomheten skal sette seg inn i systemet.

Ved å sette seg godt inn i systemet er bedriften i stand til å bygge opp en kunnskapsbase, noe som gjør det enklere å stille intelligente og kritiske spørsmål til leverandøren. Slik blir det også enklere å ta eierskap over systemet.