Det er ikke første gangen du hører det. Lagersjefen har nevnt det for deg i lengre tid nå: lageret er for lite. Og du begynner å forstå konsekvensene av det. Effektiviteten daler, feilplukkingen øker, kontrollen svekkes og de ansatte er ikke fornøyde. Du vet du må handle, men hva gjør du?

Noen ganger kan det handle om enkle forbedringer av plassering, utstyr eller systemer. Men noen ganger er lageret rett og slett for lite. Dere må flytte. For å hjelpe din bedrift litt på veien ser vi nærmere på de fire stegene du må ta for at flyttingen skal bli en suksess:

1. Kartlegg

Før noe kan skje, må dere kartlegge bedriftens behov. Snakk med så mange som mulig og få tilbakemeldinger som vil være nyttige for dere på veien videre. Dette er en prosess hvor det er viktig at de ansatte på lageret føler seg hørt. I denne fasen er det lurt å fokusere på følgende punkter:

• Lagerets behov i dag og for fremtiden. Du vil nødig gå gjennom samme prosess igjen om noen år.

• Hvilke utfordringer har dere per dags dato, som dere ønsker at det neste lageret skal løse?

• Hvor mye større plass trenger dere? Igjen, tenk langsiktig og kost/nytte

• Hva slags type plass trenger dere?

• Hvilke frustrasjoner opplever kunder som er direkte eller indirekte knyttet til lagervirksomheten?

• Hvor er flaskehalsen/-e i dagens drift?

Les også: Hvordan avgjøre om du bør flytte eller effektivisere?

2. Planlegg

Dette er en spennende fase. Nå begynner visjonen å komme til live og du kan begynne se for deg alle de fantastiske mulighetene som åpner seg. Det lønner seg å bruke litt ekstra tid her og forhøre seg litt rundt om de ulike løsningene. Den beste løsningen er skreddersydd bedriften, varene og kundene. Ritkig valg av blant annet følgende produkter vil bidra til at det nye lageret ditt fungerer fra dag én: 

• Kasser, reoler og hyllesystemer

• Mobile enheter

• Software

• Arbeidsstasjoner

• Hel- eller semi-automatiserte maskiner

3. Informer

Informasjon og kommunikasjon med alle berørte ansatte er nødvendig gjennom hele prosessen. Spesielt er det viktig å gi dem trygghet om at dette er et tiltak som er til det beste både for bedriften og de ansattes arbeidsforhold.

Dagens krav til digitalisering av lageret gjør at IT-avdelingen vil få en sentral rolle i denne prosessen, men denne integrasjonen vil også knytte andre avdelinger som marked, salg, kundeservice og økonomi tettere sammen med logistikken.

Sett en ramme rundt prosjektet som skaper engasjement og glede hos de ansatte – også de som ikke jobber direkte med lageret.

4. Be om hjelp

Dette er ikke et prosjekt du skal lede, styre og planlegge alene. Etter tilbakemeldinger fra ansatte har du tatt initiativ til å starte prosessen med å flytte lageret. Prosjektstyringen kan du delegere bort til en du stoler på innad i bedriften. I denne rollen er det viktig at vedkommende:

• Har god kommunikasjon med alle involverte (ansatte, leverandører, ledelse etc.)

• Forstår bedriften, de ansatte og deres kunder

• Forstår utfordringene

• Har kontroll og oversikt over alle prosessene underveis

• Har erfaring med tilsvarende prosesser

I noen tilfeller kan det være aktuelt å involvere en konsulent utenfra. Det kan være spesielt lurt om bedriften er stor/mellomstor og endringene som skal gjøres i flytteprosessen er av stor skala. En konsulent kan bidra i flere ledd, eksempelvis å jobbe mot hver enkelt leverandør for å få de beste prisene.

Leverandørene kan bidra til å påse at du får det rette utstyret. En leverandør har ofte lang erfaring med tilsvarende prosjekter og har mange viktige innspill. Et hett tips er å involvere dem så tidlig som mulig i prosessen, for de kan spare deg og bedriften din for unødvendig tid- og ressursbruk.